Samband íslenskra auglýsingastofa hefur sett saman leiðbeinandi verklag fyrir fyrirtæki og stofnanir sem leita til auglýsingastofa um þátttöku í hugmynda- og/eða hönnunarsamkeppni.

Þetta leiðbeinandi verklag er byggt á vinnu sem IPA (samtök auglýsingastofa á Bretlandseyjum) og ISBA (samtök auglýsenda á Bretlandseyjum) fóru í árið 2011.

Markmiðið er að bæta verklag og gagnsæi, auglýsendum sem og auglýsingastofum í hag, og að auðvelda vinnu hlutaðeigandi aðila.

Hér á eftir fara nokkur atriði sem gott er að hafa í huga.

Ferli:

  • Auglýsandi sendir verklýsingu á þær auglýsingastofur sem hann getur hugsað sér að vinna með.
  • Auglýsingastofurnar fara yfir verklýsinguna, spyrja viðbótarspurninga ef þær telja þess þurfa og meta hvort þær hafi tök á að taka þátt í samkeppninni. Slíkt meta stofurnar út frá eigin forsendum.
  • Vinna fer í gang, en vinnslutími er misjafn eftir stærð verkefnis.
  • Auglýsingastofur kynna tillögur sínar fyrir auglýsanda.
  • Auglýsandi metur og velur og tilkynnir stofum hvaða auglýsingastofa varð fyrir valinu og hvers vegna.

 

Hvað er samkeppni (pitch)?

Samkeppni er eins konar útboð eða hugmynda- og/eða hönnunarkeppni sem getur átt við um ímyndarherferð, stakt verkefni, staka vöru, ásýnd, mörkun/endurmörkun eða leit að samstarfsaðila, svo eitthvað sé nefnt.

Til að auglýsandi/fyrirtæki (viðskiptavinur) fái sem mest út úr ferlinu og þeirri vinnu sem hann óskar eftir er mikilvægt að gera greinagóða verklýsingu í upphafi, sjá leiðbeinandi uppsetningu.

 

Hvað er verklýsing (brief)?

Verklýsing er þær upplýsingar sem auglýsandi sendir til auglýsingastofu um ákveðið verkefni. Upplýsingarnar sem viðskiptavinur þarf að skila eru misjafnar og miðast við hvers konar verkefni um er að ræða, en í grunninn eru nokkur atriði sem sameina þau öll. Dæmi um tegundir samkeppni eru t.d.:

  1. Workshop
  2. Rýni á núverandi stöðu
  3. Tiltekið verkefni unnið (og greitt fyrir tímavinnu)
  4. Stærra hugmynda-pitch
  5. Annað

Dæmi um atriði sem auglýsingastofa þarf upplýsingar um eru:

Markmið, markhópur, hvaða stofur taka þátt í samkeppninni? Kostnaðaráætlun verkefnis, heildarkostnaðaráætlun til markaðsmála hjá viðskiptavini. Af hverju er leitað til nýrrar stofu? Er greitt fyrir þátttöku í samkeppninni? Tímarammi, ábyrgðaraðili innan fyrirtækis, vinnustundir sem auglýsandi áætlar að auglýsingastofa setji í verkefnið.

Hér má finna dæmi um verklýsingu (brief) fyrir samkeppnir:

Verklýsing fyrir samkeppnir (PDF)

 

Dæmi um fjölda vinnustunda sem fara í verkefni:

Athugið að hér er aðeins um leiðbeinandi stundir að ræða og hefur stærð verkefnis, markhóps og markaðar veruleg áhrif hér – sem og markmið verkefnis.

Hugmyndavinna: 50–500 stundir.

Merki/grunnútlit/ásýnd: 20-400 stundir.

Herferð: 100–500 stundir.

Endurmörkun: 50–500 stundir.

 

Nokkur atriði sem gott er að hafa í huga til að fá sem mest út úr samkeppninni:

1.Gagnsæi

Fyrst þarf að svara spurningunni um hvort í raun sé þörf á að setja samkeppni í gang og hvers vegna. Er það til að bæta vinnubrögð fyrir fyrirtækið í auglýsinga- og samskiptamálum? Er leiði í núverandi samstarfi?

Í flestum samkeppnum leynast óþörf leyndarmál sem oft eru hugsuð til að prófa auglýsingastofurnar. Engin ástæða er til að leyna fjölda og nöfnum þeirra stofa sem taka þátt í samkeppni, kostnaði og tímaramma?

Nauðsynlegt er að allar stofur fái sömu verklýsingu á sama tíma og jafnvel á sama stað.

2. Virðing

Berið virðingu fyrir ferlinu, öll þau sem koma að því, beggja vegna borðsins. Stjórnendur og þau sem taka á endanum ákvörðun um niðurstöður samkeppninnar þurfa að taka þátt í ferlinu frá byrjun. Einnig er mikilvægt að vita á hverju endanlegar ákvarðanir eru byggðar. Stofurnar þurfa að vita hverjar forsendurnar eru fyrir endanlegu vali.

Er það t.a.m. valnefnd sem velur? Markaðsstjóri?

3. Hugrekki

Bæði auglýsendur og auglýsingastofa þurfa að sýna hugrekki í ferlinu. Hafna illa unnum verklýsingum, of litlum tímaramma og leitast við að ná sem bestri vinnu út úr öllum verkefnum.

Engin ástæða er til að fá stofur að borðinu sem fyrirfram er vitað að eiga ekki möguleika á að fá verkið.

Mikilvægt er að vera opin/n fyrir fjölbreyttum leiðum sem skilað geta meiri og árangursríkari vinnu á styttri tíma.

4. Aðgengi

Auglýsandi þarf að hafa ferlið teiknað upp á skýran og gagnsæjan hátt frá byrjun. Þar með talið allar tölur og tímasetningar sem og það starfsfólk sem kemur að vinnunni. Hver er t.d. sá/sú sem tekur lokaákvörðun um samstarfsaðila og á hverju er sú ákvörðun byggð?

5. Tími

Vinna í samkeppni er mjög tímafrek og getur virst taka endalausan tíma. Setja þarf tímaramma og standa við hann. Skapandi vinna á 4 vikum getur verið erfið en kannski þess virði að stefna að.

Til að einfalda málið frekar eru 5 atriði sem gott er að hafa í huga: Ferlið, undirbúningurinn, fagmennskan, samstarfið og greiðslur.